Oplossingen
Het groene kantoor
Als u denkt dat u met de aanschaf van energiezuinige hardware met een lagere emissie een "groen kantoor" creëert, loopt u het gevaar een groot aantal andere voordelen ervan te missen.
Een "groen kantoor" is een kantoor dat haar IT zo efficiënt en effectief mogelijk gebruikt ten voordele van de hele organisatie. En dit beperkt zich niet tot efficiënt energiegebruik.
Hoewel energiezuinige kantoorapparatuur aantoonbaar goed is voor het milieu, ervaart u pas echt de voordelen als u hardware, software, processen en mensen opneemt in uw strategie voor een groen kantoor.
Milieuvriendelijk groen
Klimaatverandering is op dit moment een van de belangrijkste wereldproblemen en ongeacht uw persoonlijke mening hierover is het een belangrijke drijfveer voor overheidsbeleid. En dat is weer van aanzienlijke invloed op elk bedrijf. Wet- en regelgeving leidt nu al tot nieuwe uitdagingen die onvermijdelijk zorgen voor extra kosten.
Bedrijven die al vroeg stappen ondernemen voor een meer CO2-vriendelijke bedrijfsvoering, hebben een voorsprong op hun concurrenten. Organisaties die 'groen overkomen' merken het verschil van deze milieubewuste houding al snel in de prijs van hun aandelen.
Het is daarom beter om proactief te zijn en groene kwesties enthousiast aan te pakken en zo te profiteren van de efficiency- en productiviteitsvoordelen die hiervan het directe gevolg zijn, dan te wachten tot wet- of regelgeving of een stagnerend klantenbestand u dwingen tot verandering. Tegen die tijd kan het weleens te laat zijn.
Administratief groen
U hoeft echter niet te wachten op wat voor groene IT-revolutie dan ook om het anders aan te pakken op kantoor. U kunt aanzienlijke kostenbesparingen realiseren - en profiteren van productiviteitskansen - als u de gebruikte software nog eens kritisch bekijkt en optimaliseert.
Hoewel het algehele gebruik van energie- en verbruiksgoederen verslindende kantoorapparatuur afneemt, nemen de energiekosten om ze te gebruiken toe. Alles dat het gebruik ervan kan verminderen, of liever optimaliseren, werkt dus energie- en kostenbesparend, niet alleen op kantoor, maar ook in alle toeleveringsbranches.
Voordat u bijvoorbeeld op de knop Afdrukken drukt, zijn er al aanzienlijke kosten gemaakt en veel energie verbruikt bij het produceren van printertoner en papier. Elk jaar is er bijna 2000 miljard liter olie nodig om laserprintercartridges voor Noord-Amerika te produceren en belanden 350 miljoen gebruikte cartridges op vuilstortplaatsen. Het duurt soms wel 1000 jaar voordat sommige onderdelen van deze cartridges zijn vergaan. Voor de 1,5 biljoen pagina's die het afgelopen jaar in de VS zijn gedrukt, zijn 180 miljoen bomen gekapt en is meer dan 370 miljard liter water gebruikt.
Dus of afdrukken nu echt de beste manier is om informatie te verspreiden, valt te betwijfelen.
Kosten zijn niet de enige drijfveer om over te stappen op een groen kantoor. Door het gebruik van smartphones, draadloze aansluitingen en computersystemen op internet ("cloud computing") wordt onze honger naar informatie steeds meer gestild door digitale schermen en elektronische bestanden. Ook videoconferenties, eBook-apparatuur en de toenemende populariteit van de scanner zorgen ervoor dat de uitwisseling van informatie op papier langzaam tot het verleden gaat behoren.
Lean and Green
OmniPage, PaperPort en PDF Create van Nuance kunnen u helpen. Deze familie van toonaangevende productiviteitsprogramma's zorgt voor een enorme verbetering in de verwerking, archivering en verspreiding van papieren en digitale documenten. Dankzij het gebruiksgemak, de brede inzetbaarheid en de uitgebreide functionaliteit kunnen deze programma's de productiviteit van een organisatie gigantisch vergroten en tegelijkertijd de kosten aanzienlijk terugdringen.
- OmniPage is 's werelds meest nauwkeurige documentconversieprogramma. Met een nauwkeurigheid van 99% of meer zet het papieren en digitale documenten om in elk gewenst bestand, dat u vervolgens kunt bewerken, doorzoeken en archiveren.
- PaperPort is 's werelds krachtigste documentbeheersysteem voor het bureaublad. U kunt er documenten en foto's in meer dan 150 indelingen mee ordenen, bekijken en doorzoeken.
- PDF Converter stelt u in staat breed inzetbare PDF-bestanden te maken vanuit elk gewenst programma.
Gecombineerd verminderen deze drie programma's uw afhankelijkheid van papier, automatiseren ze steeds terugkerende handmatige taken en zorgen ze voor snelle, beveiligde toegang tot informatie. En uiteraard leidt dit tot verminderde personeelslasten en kosten voor informatieverwerking.
- Papieren archieven digitaliseren en ordenen
- Externe documentopslag overbodig maken
- Informatie veilig bewaren
- PDF's creëren vanuit elk document
- PDF's converteren naar bewerkbare Microsoft Word-documenten
- Nooit meer informatie overtypen