Artsen zijn uiteraard niet allemaal even handig met medische software. Arts A stapt misschien graag over op spraakgestuurd werken met EPD's, terwijl arts B graag vasthoudt aan de gebruikelijke wijze van dicteren. Op dezelfde manier hebben sommige artsen er geen enkele moeite mee met muis en toetsenbord hun EPD's bij te houden, terwijl andere vinden dat typen hun aandacht afleidt van de patiënt – of van het denkproces.

De technologie om patiëntgegevens spraakgestuurd vast te leggen heeft zich echter zodanig ontwikkeld dat artsen op allerlei manieren kunnen dicteren, zowel traditioneel als geautomatiseerd. De volgende methoden zijn mogelijk:

• Handmatige invulling van EPD's, waarbij artsen in eigen woorden hun bevindingen in het EPD-systeem vastleggen zonder traditionele of door spraak ondersteunde transcriptieservices. Deze methode vereist veel typewerk van de arts. De besparing op transcriptie is aanzienlijk, maar wordt meer dan overschaduwd door de vaak significante daling in de productiviteit van de arts.
• Traditionele transcriptie. Een arts dicteert in een digitale recorder of gewone telefoon en de tekst wordt uitgeschreven door een medische transcribent. Vervolgens kan de arts deze reviseren en ondertekenen in het EPD-systeem. Traditioneel dicteren is de meest arbeidsintensieve en daarom minst rendabele methode om bevindingen vast te leggen in een EPD.
• Door spraak ondersteunde transcriptie, waarbij het dictaat van een arts in eerste instantie door een spraakherkenningsprogramma wordt 'herkend' en omgezet in tekst. Vervolgens wordt de tekst gereviseerd, bewerkt en gecorrigeerd door een medische redacteur en daarna vrijgegeven voor controle en handtekening in het EPD-systeem. Onderzoek heeft aangetoond dat deze 'back-endherkenning' (d.w.z. op de achtergrond) aangevuld met handmatige redactie, de kosten voor medische dossiers met wel 50% kan verminderen ten opzichte van traditionele transcriptie.
• Spraakgestuurde EPD's, waarbij artsen rechtstreeks in vrije-tekstvelden van het EPD hun bevindingen dicteren, op het scherm bekijken en waar nodig bewerken. Deze front-endherkenning vereist veel minder stappen (zie diagram hieronder) en is daarmee de snelste en meest rendabele manier om bevindingen vast te leggen. Spraakgestuurde macro's – waarmee artsen via één spraakopdracht elk EPD-systeem kunnen besturen – verbeteren het gebruiksgemak enorm.