Navigation Content

Efficiënte & veilige oplossingen voor
papieren formulieren & PDF's

De juiste oplossingen voor de overheid

De overheid (landelijk, provinciaal en lokaal) moet misschien wel grotere hoeveelheden papierwerk produceren en verwerken dan de productiesector. Van contract-/offertebeheer en FOIA-aanvragen (Freedom of Information Act) tot de verwerking van uitkeringen, subsidies en claimsbeheer: bij overheidsprocessen komt er een overweldigende hoeveelheid papierwerk kijken.

Maar met de toenemende bezuinigingen is papier niet langer een realistisch, betaalbaar middel voor overheidsdiensten. Het is duur, neemt te veel ruimte in beslag en is daarom onveilig. Overheidsinstellingen en -afdelingen moeten informatie toegankelijk houden, wat inhoudt dat talloze papieren documenten gedigitaliseerd, georganiseerd, gedeeld en gearchiveerd moeten worden. De nieuwe oplossing moet werknemers, inclusief gehandicapte gebruikers, de hulpmiddelen bieden om deze informatie effectief te kunnen verwerken. Hoe kan de balans tussen toegang en veiligheid het beste worden verkregen?

Nuance helpt met slimme, geavanceerde en schaalbare oplossingen die de manier aanzienlijk verbetert waarop overheidsinstellingen en -afdelingen papieren en digitale documenten verwerken, archiveren en delen. Door het gebruiksgemak, de brede inzetbaarheid en de uitgebreide functionaliteit kunt u de productiviteit van de organisatie enorm verhogen en tegelijkertijd de kosten aanzienlijk verlagen. Met Nuance kunt u:

  • Papieren dossiers digitaal maken en organiseren
  • Externe dossieropslag overbodig maken
  • Overheidsdocumenten beveiligen
  • Integreren met systemen voor contractbeheer en FOIA-aanvragen tot die voor het verwerken van uitkeringen en subsidies en claimbeheer
  • Gevoelige tekstdelen zwart maken
  • Naleving van sectie 508 (toegankelijkheid) garanderen
  • PDF-bestanden maken van elk document
  • PDF-bestanden converteren in bewerkbare Microsoft Word-documenten
  • Nooit meer informatie overtypen

Neem voor de prijzen voor de publieke sector contact op met Stephen Falite voor de provinciale en lokale overheid, of met William Teschner voor de landelijke overheid.

Wat de oplossingen van Nuance voor het converteren en scannen van documenten de overheid kunnen bieden

  • Beveiliging - Overheidsorganisaties kunnen de beveiliging van documenten verhogen met codering, veilige opslag, gebruikersverificatie, het zwart maken van tekst en de mogelijkheid om toegang tot en wijzigingen aan documenten bij te houden.
  • Noodherstel - Het versterken van de strategieën voor bedrijfscontinuïteit door ervoor te zorgen dat alle documenten in een noodgeval extern worden gedigitaliseerd en gearchiveerd.
  • Productiviteit - Overheidsmedewerkers kunnen workflows versnellen met de knop “Kopiëren” en hun documenten vastleggen, converteren, routeren, opslaan en beheren.
  • Duurzaamheid - Beperk uw impact op het milieu door het papiergebruik te verlagen, terwijl u tegelijkertijd de kosten verlaagt en de informatiebeschikbaarheid vergroot.

Belangrijke documentprocessen voor de overheid stroomlijnen

Hogere vertrouwelijkheid voor conformiteit met regelgeving:

  • Verspreiding van met wachtwoord beveiligde 128-bitsgecodeerde documenten verlaagt het risico op onbevoegde toegang tot studentengegevens en -dossiers.
  • Het per e-mail verzenden van elektronische documenten in plaats van per fax zorgt ervoor dat gegevens vertrouwelijk en met een wachtwoord beveiligd bij een privépostvak terechtkomen in plaats van bij een openbare faxmachine.
  • U kunt gevoelige tekstdelen van gescande documenten zwart maken voordat u de bestanden scant, opslaat of verstuurt.

Een volledige auditcontrole:

  • Nuance houdt een transactielogboek bij van alle e-mailactiviteiten en verstuurt een kopie van het verzonden bericht en de bijlagen naar de map 'Verzonden items' van de afzender.
  • Veilige aanmeldings- en verificatiefuncties voorkomen dat onbevoegde gebruikers gegevens verspreiden.

Noodherstel:

  • Archiveer en sla uw nieuwe elektronische documenten op een veilige, externe plaats op voor back-up- en noodhersteldoeleinden.
   Nederland & België
Oplossing voor de overheid

Choose your country.